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「飲み会をするけど日程調整をするのが面倒…」
「参加者を集めるのが大変」
「幹事を任されたけど何からしたら良いのか分からない」
社会人になってから一度は経験する機会が訪れる幹事。会社に入り2〜３年経ったころに突然、上司から「今年の忘年会の幹事よろしく！」なんて言い渡されることがあります。
あるいは、異性との出会いを作るために合コンを自らセッティングすることもあるでしょう。
幹事は難しい役割ですが、一度担当してみると意外と簡単です。無事に会を成功させることが出来たら、周りから一目置かれること間違いなしです。
今回は、幹事の仕事を助けるLINEスケジュールの機能について紹介していきます。LINEスケジュール機能を使いこなせれば、幹事の仕事で最も大変なスケジュール調整の負担を大分減らすことが出来ますよ。
目次
幹事は想像以上に大変！
飲み会や合コンにおいて幹事の経験がある方は分かると思いますが、幹事は周りが思う以上にやるべきことが多く非常に大変な役割を担っています。
飲み会や合コンにおける幹事の役割
飲み会や合コンにおいて、幹事は会を盛り上げる中心人物となります。
つまり、幹事の手腕一つで成功するか、失敗するかが決まってしまうのです。初めて幹事を任された時は不安になりますが、手順を守りさえすれば誰でも楽しい会を作り上げることができます。
「準備」が特に忙しい
幹事の仕事で大変なのは準備段階です。準備さえしっかり行えば、会は八割型成功すると言っても過言ではありません。
会を始めるにあたっては参加者の予定や都合があるため、最低でも開催日の1〜2ヶ月前から準備を開始しておきたいところです。
参加者の趣向に合わせたお店選び
幹事の力量を問われるのがお店選び。料理やお酒が美味しい店、雰囲気や店員の接客が良い店など様々あります。
参加する人の年代や食べ物の好き嫌いを、事前に把握しておくことで楽しい会にすることが出来ます。
当日参加者の確認
会を開催するにあたって必要なのは参加者名簿の作成です。事前に参加予定者が書いてあるリストを作成し、いくつかの候補日決め事前に開催の呼びかけをしておきます。
名簿は、当日の受付を行う際にも使用する可能性があるため名前の記載漏れがないようにしておきます。
参加費の徴収
幹事は会計の担当者とも連携して参加費の管理をしておく必要があります。
少しでも、お金が足りないと自分が代行で支払うことも稀にあるため、事前に参加費を決定しておき当日の参加者から会を開催する前に受付で徴収しておく必要があります。
いくら出すかで揉めないように参加者に対しては予め参加費を周知しておきましょう。
座席位置の決定
座席位置の決定については、予め席を決めておき誘導する方法や、クジ引きで決める方法等があります。
参加者の特徴や性格、相性を知っている場合はこちらで配置を決めておくのが良いです。特に問題がなさそうであれば、交流を図るためクジ引き形式にしてみるのも面白いでしょう。
開催前の乾杯や締めの挨拶
会を始めるにあたり、乾杯や締めの挨拶をしてくる方を探しておき頼んでおくことも大切です。
幹事一人がすべての役割を担ってしまうと開催日の当日に手が回らなくなってしまうためです。できれば、参加者全員が顔を知っている人にお願いしてみると良いです。
会の時間把握
幹事は会の進行に伴いタイムキーパーを担当します。場の盛り上がりや雰囲気において、歓談の時間だけでなく、余興やゲームなど合間に盛り込みます。
参加者全員が楽しめるように進行状況にあわせて時間の調整を行う必要があります。
参加者の体調サポート
会の終盤には酔いすぎて、体調を崩してしまう方が中には居ます。
幹事は参加者それぞれに目配りを行い、体調に応じて水を渡したり、声をかけたりするなど配慮を行うことが大事です。
幹事の仕事で最も大変なのはスケジュール調整
幹事が行う仕事の中でも最も大変なのが参加者のスケジュール調整です。
同じ会社の人間であればシフト調整など融通が利きやすいですが、職場が違う人間が集まるとなると就業時間や休みが異なるケースがあるため、それぞれに確認しながら進めていく必要があります。
お店の営業時間確認
参加者のスケジュール調整を行う前に、まずはお店が何時から使用できるのか確認しましょう。
居酒屋で行う場合に開店時間が意外と遅いことがあります。また、休みで開いてないことも…。
気になるお店を見つけたらまずは直接問い合わせてみて、仮で大まかな参加人数とコース料理の予約や予算などを伝えておくと良いです。
早めに動いておかないと歓送迎会や忘年会シーズンは団体客で埋まってしまうことも多いため気をつけましょう。
キャンセルの締切日を確認
お店を予約したら、もしキャンセルが出てしまった場合にいつまで伝えれば良いのかも聞いておきましょう。
お店によって予約日の１週間前、3日前、当日とキャンセルを行うタイミングによってキャンセル料が変わってきます。早い段階でキャンセル者が出た際には、その都度お店に相談しておくと良いです。
前日や当日の流れについて
会の開催日が決まったら、告知文やメールなどで参加者に対し前日や当日の流れを伝えておきましょう。
開催時間と終了時間は特に大切です。早めに会場へ到着する人もいるので受付の時間を記載したり、帰りの代行やタクシーを呼ぶ兼ね合いから終了予定時刻を知らせておくとより親切です。
参加者の連絡先を知っておく
予め参加者の確認を行っていても当日交通機関の遅れで会場への到着が間に合わない人や、体調不良で出席できなくなってしまう方が少なからず存在します。
そういったトラブルに対して適切に対処できるように参加者の電話番号やSNSなど連絡できる手段を知っておきましょう。
LINEで簡単にスケジュール調整をする方法
幹事の仕事で最も大変なスケジュール調整。LINEのスケジュール調整機能を使えば、幹事が行う作業の手間を減らすことが出来ます。
イベントの作成
出典：LINE公式ブログ
LINEでスケジュール調整を行うにはまずイベントを作成し立ち上げます。
LINEのトーク画面に＋メニューがあるため、そこをタップして開きます。開くとイベント作成の画面が出現しますので手順に沿って作成を進めていきます。
イベントの名前・日程・内容を設定
出典：LINE公式ブログ
イベントの名前と会の趣旨などを書いた説明文を入力し「日程選択」でアンケートを取りたい候補日を選びます。参加者の都合に合わせて平日や土日、それぞれ用意しておくと選びやすいです。
参加者をLINEスケジュールに招待する
出典：LINE公式ブログ
新規でイベントを作成すると、ページの下部にメンバー招待という項目が表示されます。
メンバー招待の部分をタップした後にスケジュールを調整したい参加者を選択します。相手へのメッセージを入力し「送信」をタップすることで、参加者へLINEのトークで通知が届きます。
イベントの情報を参加者と共有する
出典：LINE公式ブログ
イベント参加者にLINEのメッセージが届くことでイベント内容を共有することが出来ます。日程調整の依頼が届いたら、メッセージをタップし回答画面に移動します。
回答するという画面をタップし◯（参加できる）、×（参加できない）、△（どちらともいえない）の中から選び、回答します。
イベントの情報を必要に応じて編集する
出典：LINE公式ブログ
イベント情報については参加者の状況に応じて編集し変更することが可能です。コメント蘭もあることから、一度回答を行なった後でも情報を捕捉することが可能です。
また回答自体も修正することができます。
編集自体はイベントを立ち上げた人以外でも行うことができます。幹事のサポート役がいれば共に連携しながら、候補日の追加を行ったり、新しい参加者を追加したりすることが可能です。
出欠について確認する
出典：LINE公式ブログ
イベント立ち上げ後、終了日までに回答が集まったら集計を行い出欠の最終確認を行います。事前に募った参加者人数とLINEスケジュールで日程回答を行なった人数に間違いがないのかを確認していきます。
LINEでスケジュール調整をするときの注意点
LINEでスケジュール調整を行う際にはいくつかの注意点があります。それぞれ確認していきましょう。
LINEの登録が必要
LINEの登録を行っていないとスケジュール調整機能を使用することができません。特に中高年の男性は連絡手段として電話やメールを使用していることが多いため、参加を募る際には事前に登録をお願いしておきましょう。
作成したイベント内容は参加者のノートやタイムラインに表示される
イベントを作成すると、招待した参加者のノートやタイムラインに内容が投稿されます。ただし招待された人にしかイベントの通知や内容を見ることができません。
全く知らない人から見られることはないためそこは安心してください。
回答を行なっても通知がこない
招待された参加者が作成されたイベントに日程回答を行っても他の参加者へは通知が届きません。
全体で何名参加しているのかを確認するにはイベントの詳細ページを見る必要があります。
イベントの編集から参加者の追加招待を行う
イベントに参加者を追加する場合にはイベント詳細ページから招待します。
追加で招待する方法としてはLINEでイベントを立ち上げた後に追加で参加者を招待します。招待のボタンを押した後に、追加で招待したい参加者を選択して招待ボタンを押します。
PC版LINEでは日程調整機能が使用できない
LINEスケジュールの機能ですが、実はPC版のラインには備わっていません。
イベントの日程調整を行いたい場合には、スマートフォン版のLINEから設定を行わないといけません。
LINEスケジュールが表示されない
LINEアプリを開いてもLINEスケジュールの項目が稀に見つからないという場面に遭遇します。
そんな場合はアプリ自体がアップデートされておりLINEスケジュールの立ち上げ方が変わってしまった可能性があります。
そのような時にはLINEの公式サイトからLINEスケジュール機能の変更点について、最新情報を確認してみてください。
参加者を招待ができない
LINEスケジュールにおいて招待できる参加者は「グループ」または「友達」と限られています。
グループに所属していないトークルームに対してはイベントの情報を送ることができません。参加者の招待ができない場合には再度設定を確認してみましょう。
参加者からの日程回答がない
招待した参加者からの日程回答がこない場合があります。最も困ってしまうパターンはイベント情報を見ているにも関わらず日程回答をしてくれない時です。
社会人である場合には仕事が忙しい、家族や自身のプライベートの時間を優先している等、日程回答を後回しにしていることが考えられます。
そういった際には個別のLINEで回答を促すメッセージを送ってください。グループ全体のLINEに送信してしまうと、まだ日程回答を行なっていない参加者が気まずい思いをしてしまうため注意が必要です。
LINEを使って幹事の仕事を簡単に
LINEは非常に便利なアプリです。様々な機能が備わっていますが、その中でもスケジュール機能は便利で幹事の仕事を簡単にしてくれます。
LINEスケジュールは幹事の負担を減らす
LINEのスケジュール調整機能は幹事の負担を減らすと言っても良いでしょう。
冒頭の文章で説明したように幹事がやるべき仕事は多く、その中でも準備や会のスケジュール調整は最も大変な役割の一つです。
LINEのスケジュール調整機能を使って仕事を効率化しましょう。
まとめ
今回はLINEを使いスケジュールを調整する方法についてまとめました。歓送迎会や忘年会のシーズン、はたまた合コンの開催など、社会人になるとイベントで幹事を任されることも多いですよね。
最初に幹事を行う際は誰しも面倒に思ってしまうことがあります。それは、仕事の合間を縫って様々な準備を進めていくからです。そんな重要な役割を担う幹事ですが、一方で無事に会を成功させることが出来たら参加者から一目を置かれる存在になること間違いなしです。
LINEのスケジュール機能は使い方が一見難しそうに感じてしまいますが、手順に沿って行えば簡単にイベントを作成することができます。
スマートフォンは常に手元に持っていることが多いため、会の開催情報に関して変更点があればその都度編集画面から修正を行うことができます。
 この記事を書いたライター益田マスター |
