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20名以下の小さな職場でLINEを活用する方法を紹介します。
飲食店や事務所などの小規模な職場ではコストを抑えた運営が必要になります。
そこでLINEを使ってお金をかけずに以下の活用方法を紹介します。
(１)「報告・連絡・相談」の基本をスムーズにする方法。
(２)ノートとアルバムのタイトルを工夫することで知りたい情報を素早く表示することができる方法。
(３)LINEグループのトークルームと個人チャットの使い分け方法。
(４)LINEノート・アルバムを職場の財産にする方法。
LINEで「メッセージや写真、スタンプを送る」「ゲームや音楽を楽しむ」という使い方をされている方が多いと思います。一番よく使うアプリが「LINE」という方もいるかもしれません。
使い慣れたアプリであるLINEを職場でも上手く使うことで仕事がスムーズにできるようになります。
仕事に関する情報のやりとりがスムーズになれば時間的に余裕が生まれます。余裕が生まれた時間を使って、サービスの向上、ダブルチェックによるミスの防止、お客様からの突然に要望などに対応することができるようになります。
LINEを使わずに連絡をスムーズにするためには、いろいろなアプリの使い方を職場の全員に覚えてもらう必要があります。メールアプリ、カレンダーアプリ、写真共有アプリ、メモアプリなどなど。そんなにたくさんのアプリを使い分けるのは難しいと思います。
使い慣れたLINEを使うからこそできる職場での活用法を紹介しています。皆さんの職場でも参考にしていただいて、時間の余裕を作り、サービスの向上に役立てていただければと思います。
ここでは、職場での「LINEグループ」を作成していることを前提にしています。また、一般的なLINEアプリの使い方はご存知であるということで活用法について紹介しています。
目次
(１)「報告・連絡・相談」の基本をスムーズにする方法。
仕事の基本。「報告・連絡・相談」
それぞれの頭の文字から「ほう・れん・そう」と呼ばれることもあります。社会人1年目の方がよく読むビジネス書に必ず出てくる言葉です。
それほど基本中の基本であり、仕事においてとても重要だということです。小さな職場では従業員の数が少ないということで「報告・連絡」を軽視しているところもあるかもしれません。
しかし、どれだけ少人数だとしても仕事をする上で「報告・連絡」は「早く・正確に・全員に」する必要があります。「相談」は直接口頭でする方が良いと思います。
少人数の職場で「連絡ノート」というものを使っていることもよくあると思います。私はイタリアンレストラン、靴の販売員、携帯電話の販売員、クイックマッサージの施術師などの経験があります。そのすべてで「連絡ノート」を使っていました。写真1枚を貼り付ければすぐに分かるようなことを（ノートに書くため）文字だけで説明しようとして非常に分かりにくく、また誤解が生じるような書き方をしているようなことがありました。
また、みんなが丁寧な字で書くとは限らず、何と書いてあるか読めないようなこともありました。現在、職場で「連絡ノート」を使っている方は、ぜひ「LINE」の活用を検討していただきたいと思います。
＜報告＞
「報告」は部下が上司にすることが多いと思います。
「悪い報告ほど早くしろ！」とは上司の立場にならないとなかなか分からないものです。悪い報告は「怒られるのではないか、説教が始まるのではないか」と言い出しにくく先延ばしにしてしまう場合もあるかもしれません。それでも「報告」は早く正確にした方がいいのです。
報告が早ければ早いほど対応を検討することができるからです。
口頭や連絡ノートでは自分と上司だけでなく他の従業員にも知られることになります。それも報告が遅れる原因の一つではないかと思います。
部下からの報告は「LINEの個人チャットでOK」ということにしてはどうでしょうか？
詳細な報告がすぐに必要であれば直接口頭で話を聞くようにすればいいですし、担当者が外出していればLINEで通話して報告を受ければいいと思います。「悪い報告がしにくい」という状況を改善することで、事後の対応をスムーズにできるかもしれません。
被害が最小限に抑えられるという結果につながる可能性も高いです。普段使い慣れたLINEだからこそ、報告がしやすい環境をつくることは意外と簡単にできるのではないかと思います。
＜連絡＞
「連絡」は上司から部下にすることが多いと思います。
レストランでは店長やマネージャーから新メニューの連絡や期間限定のサービスなどのお知らせなどを連絡することがあります。
私の経験では口頭や連絡ノートを使うことが多かったです。口頭や連絡ノートでは「早く・正確に・全員に」ということがかなり難しかったです。店長やマネージャーは店にいることが多いので問題ありませんが、週に数回で短時間しかいないアルバイトやパートタイムの方にも同じように連絡する必要があります。
連絡ノートは職場に行かなければ見ることができません。出勤時に見てすぐに理解して覚えられる内容であればいいのですが、少し複雑な内容の場合、間違って覚えてしまうことも考えられます。
事前に知っていれば分かりにくいところは余裕をもって確認することもできます。LINEを使えば写真や動画で説明することも簡単にできてしまいます。
連絡もLINEを使うことで簡単にできるようにしてしまいましょう。
＜相談＞
「相談」はLINEではなく直接口頭の方が良いのではないかと思います。「何を相談するのか」ということはLINEで知らせておく方が良いと思います。ですが、相談自体をLINEの個人チャットでするとかなり時間がかかります。記録が残るということはいいのですが、何度もやり取りをしなければならないと思います。
直接口頭でということの問題点は「ちょっといいですか？」といきなり相談が始まることだと思います。ある程度の余裕のあるときであれば大丈夫ですが忙しい時間帯だと「後で聞くから！」と後回しになってしまい相談内容や相談自体を忘れてしまうこともあります。
私の解決策として、次のような方法で相談をしてもらうようにしていました。
事前に相談内容をまとめて、個人チャットで送ってもらう。(相手からLINE)
緊急性を判断して、いつ相談の話を聞くか連絡をする。（こちらからLINE）
相談を聞く。（対面）
対策や対応をいつまでに実行するか連絡する。(こちらからLINE)
対策や対応を実行した結果を連絡する。(こちらからLINE)
その後、さらに相談したいことがないか聞く。（対面、またら相手からLINE）
「相談を聞く」ということ以外はLINEを使っていました。履歴が残るので、後からこういう相談を受けていて、こういう対策・対応をしたということが確認できます。記憶に頼っていては勘違いすることもあります。何人もの相談を受けていたら誰の相談だったか分からなくなってしまうこともあります。
もしかしたら、相談する方はかなりの決心をして相談しているかもしれません。それを別の人と勘違いしてしまっては、せっかく相談してもらっても信頼関係を築いていく前に「もういいです！」と相談自体をやめてしまうかもしれません。
「報告・連絡」はできるだけLINEで。緊急性・優先順位の高い場合は、対面で。
「相談」はできるだけ対面で。履歴を残した方がいい内容はLINEで。
LINEと対面を使い分けることで「報告・連絡・相談」といった仕事の基本的なことをスムーズにできるようになります。
(２)ノートとアルバムのタイトルを工夫することで知りたい情報を素早く表示することができる方法。
LINEグループでのトークルームとノートの違いは何でしょうか？私は次のような違いで使い分けています。
- 編集できるか、できないか
- 新しくグループに参加した人でも見ることができるか、できないか
- スタンプやコメントで確認した人が一覧で分かるか、分からないか
LINEグループメンバー全員への連絡はLINEノートを使った方が便利です。
後から編集ができますし、グループメンバーが確認したことをスタンプでチェックできます。
LINEノートの連絡を見たグループメンバーにはスタンプを押してもらうようにしておくと、誰が確認しているか、していないかが一覧ですぐに分かります。スタンプを押していないグループメンバーには確認するように個人チャットを送ります。それでもスタンプを押さない場合はトークルームでメンションをつけて確認するようにメッセージを送ります。
これだけすれば、連絡ノートのように「見ていませんでした。確認していませんでした」ということは防げると思います。
後から確認しやすいということがLINEノートの良いところです。
ただし、LINEノートを使うにも工夫が必要です。
連絡事項が増えるとその分ノートの数も増えることになります。その結果、いつのどんな内容の連絡事項だったかすぐに見つけることが難しくなります。トークルームであれば検索機能を使うことができるのですが、LINEノートでは検索することができません。
その問題を解決するために、LINEノートのタイトルにルールを設けるという方法をお勧めします。電子メールの送信タイトルと同じように相手が見たくなるようなタイトルにする方法です。
優先順位の高い連絡や重要な連絡は、【緊急】【重要】【必ず確認】【要報告】などのタイトルの書き出しにします。また、職種ごとの連絡であれば、【キッチンスタッフへ】【営業担当者へ】【〇〇グループへ】というように書きます。優先順位が低く時間に余裕のある場合には【後でもOK】というタイトルにすることで時間を有効に使うことができます。
職場によってタイトルのルールは大きく違ってきますので、ここでは一例のみを紹介しています。それぞれの職場に合ったタイトルのルールを考えていけばより効率的に知りたい情報にたどり着くことができると思います。
このタイトルのルールは、LINEアルバムにも適用できます。同じようにタイトルをつけることで見つけたい画像を素早く表示することができます。
(３)LINEグループのトークルームと個人チャットの使い分け方法。
トークルームはメンバー全員とのやりとりをする場合、とても便利に使うことができます。ただし、通知がたくさん増えるという問題点があると思います。自分とは関係ない内容でも大量の通知が来てしまうことも多くなります。
その中で大切なメッセージを見逃してしまうかもしれません。ほとんどシフトに入っていないアルバイトやパートタイムの従業員の方は通知をOFFにしてしまうことも考えられます。そうすると本当に重要で緊急の連絡には使えなくなってしまいます。
この問題を解決する方法は「トークルームはできるだけ使わないようにする」ということではないかと思います。趣味のグループでトークルームを使ってみんなでワイワイ盛り上がるということであれば通知が増えても大丈夫なことが多いでしょう。
ですが、仕事のLINEグループではできるだけ通知が少ない方が従業員の方たちにとってはうれしいのではないでしょうか。
個人チャットを使うとメッセージ内容に気をつかうことが少なくなります。ということで、トークルームより個人チャットを使うことをお勧めします。
個人チャット
職場によってですが、ときにはトークルームで盛り上がることも大切だと思います。お客様からお礼の手紙を頂いたり、職場のみんなへお菓子やプレゼントを頂いたりしたときはトークルームに投稿しましょう。みんなで嬉しい気持ちを共有することができると思います。
(４)LINEノート・アルバムを職場の財産にする方法。
さて、これまで紹介してきたLINEの活用法を続けていくと何かいいことがあるのでしょうか？
実は、あるのです。
それはLINEノートとアルバムが職場の財産になっているということです。
職場の財産とは何かというと「報告・連絡・相談」をしてきた履歴です。
アルバイトやパートタイムの多い職場では、人の入れ替わりも頻繁にあると思います。大規模なチェーン店などでは、新人への教育マニュアルがしっかりしているでしょう。
ですが、小規模の職場ではそこまで手が回らないということも多いと思います。そこで役に立つのがこれまでのLINEノートとアルバムの履歴です。よくある相談や報告の仕方、連絡方法を少しずつでも考えていくことでより効果的、効率的な使い方を見つけることができていきます。
正社員・アルバイト・パートタイムなどの働き方や職種に関わらず、人が入れ替わってもよくある質問や相談内容は似たようなものが多いと思います。同じような質問や相談を毎回受けて、同じような回答をしているとしたら、ぜひ職場の財産を上手く活用しましょう。
これまでの履歴を見てもらうことで時間の短縮になり、より具体的な意味のある質問と相談に時間を使うことができるようになります。
小規模の職場においてコストを抑えることも重要です。各種マニュアルを作ったとしても、修正や訂正、また新規に追加する場合、作成する時間のコスト、印刷のコスト、製本のコストなどが必要になってきます。LINEですべて完結させれば作成する時間のコストのみです。
また、作成する時間のコストも削減することが可能な場合もあります。職場によっては忙しい時間と、ある程度余裕のある時間に分かれることもあると思います。飲食店では営業時間中でも、天候や大きなイベントが近くであるときなど来客が少ないことがあります。そういうときにみんなでマニュアルや改善案を話し合ってもらいます。
そして、まとめた内容をLINEノートに投稿してもらいます。そうすると店長やマネージャーといった役職者は「確認・修正」するだけでいいのです。
アルバム
皆さんの職場ではLINEを活用されていますか？
ここで紹介させていただいたことがぴったり当てはまるとは限りませんが、参考にしていただいて少しでも職場の改善に役に立てていただけたらと思います。
小規模の職場で店長やマネージャーなどの職に就いている方、これから就くかもしれない方は、ぜひLINEの活用を検討してみてください。
 この記事を書いたライター益田マスター |
